Wie ein ganzes Büro in drei Tagen digitalisiert wurde
Nicht Überfluss macht erfinderisch, sondern Mangel. Dieser Grundsatz gilt schon immer, wird aber viel zu wenig ernst genommen. Korrespondierend könnte man den deutlich häufig bemühten Spruch nutzen, aus der Krise müsse man eine Chance machen. Und auch wenn Corona, Covid 19 und Co. hierfür Gelegenheit bietet, sehen viele Unternehmen die Wahrheit in diesem vielzitierten Spruch zu wenig.
Nicht so das Architektenbüro aus Köln, dessen Namen leider nicht genannt werden will. Wir können nicht direkt nachvollziehen, warum nicht, denn die Transformation, die dieses kleine Unternehmen mit acht Angestellten und zwei Inhabern innerhalb von drei Tagen hervorgebracht hat, ist ebenso atemberaubend wie bewundernswert. Vermutlich resultiert die Zurückhaltung aus der Scham vor dem Eingeständnis, wie man früher - also vor vier Tagen - gearbeitet hat.
Am Morgen des ersten Tages standen die beiden Inhaber auf der Matte, und zwar buchstäblich. Nur durch einen Zufall kamen wir selbst ins Unternehmen, hatten wir uns doch selbst strenges Homeoffice verordnet. Mit Abstand und im angrenzenden Park klagten sie uns ihr Leid, sie müssten sofort eine Lösung haben, um Verträge zur Unterzeichnung zu bringen. Sofort, nicht morgen, sondern in wenigen Stunden.
Vermutlich waren sie irritiert, als wir Ihnen eröffneten, in zwei Stunden seien sie mit diesem Vorhaben online. Wir setzen "Zoho Signs" zu diesem Zweck ein, und die Grundkonfiguration ist schnell erledigt. Selbstverständlich ist das Finetuning aufwendiger, aber mit wenigen Klicks an der richtigen Stelle können Kunden unserer Kunden Verträge digital zeichnen. Wir traten den Beweis zu dieser Behauptung an.
Im weiteren Gespräch ergab sich relativ schnell, dass dies der erste Schritt in eine komplette Digitalisierung sein sollte. Bis auf Emails hatte das Büro noch keine Digitalisierung hinter sich gebracht, sogar das gute alte Faxgerät war noch fleißig im Einsatz. Daher empfahlen wir den Einsatz von "Zoho One" statt dem Kauf der Einzelkomponente "Zoho Signs", die in der Komplettsuite bereits Bestandteil ist.
Der Rest ist anstrengende Arbeit von drei Tagen. Wir haben das Unternehmen auf einen digitalen Gesamtspeicher umgestellt, Emailaccounts in den Browser verlegt, Briefvorlagen erstellt, die Buchhaltung (rudimentär) eingerichtet. Sogar die Webseite blieb nicht verschont, eine erste Version wurde mit "Zoho Sites" erstellt. Innerhalb von drei - zugegeben anstrengenden - Tagen wanderte die gesamte analoge Ablage ins digitale Dasein, inklusive erster automatischer Workflows, um das Zusammenwirken der Tools sicherzustellen.
Noch nie, wirklich noch nie, haben wir die Transformation eines Unternehmens so schnell vorangetrieben. Wir bedanken uns ausdrücklich bei den nicht genannten Inhabern für ihr Vertrauen, denn sie haben ihr Geschäft für einige Tage in unsere Hände gelegt. Dazu gehört sehr viel Mut und viel Vertrauen. Natürlich werden wir das Unternehmen weiter auf seinem Digitalisierungsweg begleiten. Und wir wollen jeden ermutigen, den ersten Schritt zu gehen. Es muss ja nicht immer ein Super-Sprint sein!